¿Gestionar
el tiempo, los costos, el alcance o la integración?
Un proyecto está delimitado en un tiempo,
acarreará costos en mayor o menor medida dependiendo de la ambición del alcance
que se quiera lograr y para lograrlo todo deberá actuar de forma conjunta e
integral.
Una gran estrategia para lograrlo es dar
un paso a la vez, lograr pequeñas grandes victorias. Cuando se busca un
objetivo se suele descuidar por parte de un gerente la parte humana y ese es un
gran error del que sea tome el papel de gerenciar.
Un gerente de proyecto es simplemente el
mejor líder, no un amo y dueño como suele suceder en muchas situaciones. Todo
lo que ese rol implica (negociador, comunicador, ser competente) en todas las
fases de ejecución de un proyecto en pro de hacer rendir el tiempo, de maximizar
la eficiencia, de minimizar costos y riesgos sin sacrificar calidad,
considerando que lo más importante de gestionar es la delimitación clara y el
cumplimiento del alcance.
Antes de iniciar a ejecutar un proyecto
todo debe estar planeado. Para planear se debe saber hacer y saber que se
requiere. Se necesita siempre definir características, funciones, trabajo
necesario para entregar elaborar producir.
El primer paso para definir el alcance es
reunir los requisitos a alcanzar; esta actividad afecta directamente la
definición de costos, el establecimiento del cronograma. Los requisitos están
conformados de expectativas, entradas, procesos y salidas, herramientas y
técnicas necesarias. Para recopilar los requisitos suelen aplicarse técnicas de
recolección de información como entrevistas, cuestionarios, reuniones grupales,
observación directa.
Una vez delimitado el alcance, debe
verificarse con un equipo multidisciplinar que nada realmente trascendente se
escape, con el fin de proceder a controlar el alcance en fase de ejecución. El
control del alcance se limita a verificar que se ejecute lo planeado y en caso
de no hacerlo se deben tomar las acciones correctivas o preventivas para no
desviarse del camino y cumplir con las mediciones mínimas esperadas.
Entendiendo que el tiempo es
indispensable, imparable e inmodificable, debe procurarse definir las
actividades que se convertirán en metas cortas a ejecutar durante el proyecto.
Las actividades dependen del alcance por lo que las actividades son escalones
secuenciales encadenados que dependen unas de otras para llegar a la cima, y
llegar a la cima requiere un costo.
Para llevar el control del tiempo se
requiere establecer un cronograma que defina claramente el nombre de la
actividad, responsable, fechas de delimitación y duración máxima. Como todo,
siempre hay cabida a retrasos y en esos casos el gerente debe preguntarse ¿Qué
pasa si…?
Así como el tiempo requiere ser
planificado andes de ser ejecutado, también lo son los costos, por lo cual
también deben ser gestionados. En La gestión de costos el gerente debe destacar
dos actividades que son presupuestar bien y controlar. Presupuestar bien
implica un alto nivel de exactitud, entre más grande sea el proyecto más tiempo
y personas se deberá involucrar. Para cada actividad a ejecutar se debe estimar
un costo que se calcula en base a cantidades y unidades medibles. Una vez
realizado el presupuesto, por precaución el gerente debe destinar una cantidad
prudente y considerable para contingencias que siempre estarán latentes.
El presupuesto se realiza una sola vez y
antes de iniciar el proyecto, puede ajustarse en la medida de la ejecución y
sobre la marcha tomar decisiones para lo cual se hace el control de costos.
Cuando se hacen los costos estos deben agruparse por centros o códigos únicos a
los cuales se va cargando la cantidad ejecutada y entre más detallado se fue al
presupuestar más fácil será realizar el control , el cual generalmente se
realiza verificando la diferencia entre lo planeado y lo ejecutado contrastado
con el porcentaje de avance general; en relación con lo anterior debe
establecerse el nivel aceptable de variación entre lo planeado y lo ejecutado
con el fin de establecer que acciones deben tomarse como medidas de emergencia
para asegurar el cumplimiento, destacando que realizar una disminución de
costos no significa disminuir la calidad del resultado final.
El gerente de gerentes tiene que poder
integrar a todas las cabezas visibles hacia un solo camino y para realizar esto
debe unificar todos los procesos, enredar los hilos para construir un solo
lazo. El gerente debe ser capaz de analizar y comprender el alcance con el fin
de que establezca la dirección del camino de todos. Establecer mediante su
visión y liderazgo entregables cortos, independientes y medibles que aporten
valor por si solos de manera periódica con el fin de poder hacer seguimientos
en intervalos prudentes. Debe establecer los puntos clave en los que el avance
de la ejecución sea claramente visibles y medibles, y antes de eso ser
claramente establecido el punto de inicio de planeación, el punto de inicio de
ejecución, los puntos y fechas de control, llevar un control de cambios
riguroso, no perder la trazabilidad de las actividades y la supervisión en
ningún momento y así como tiene claro el inicio también tiene más claro cuál es
el momento de finalización del proyecto.
Finalizar es un momento clave ya que en
este instante se supone que sí la unión de esfuerzos se hizo bien y el seguimiento fue oportuno y se superaron
los contratiempos debe estar por consecuencia
todas las actividades ejecutadas a satisfacción, el presupuesto de
costos fue ejecutado sin variaciones importantes que fueron ajustadas mediante
la marcha de tal forma que al entregar en las manos de gerente general o
patrocinador económico del proyecto el producto o servicio elaborados concluyan
con éxito y cumplan las expectativas trazadas desde el inicio.
Lo más difícil de gerenciar son las
personas que son impredecibles, variables y sensibles a cualquier aptitud
hostil, injusta o arrogante. Tener a las personas contentas las mantendrá
activas, creativas en busca de soluciones eficientes desde el principio,
comprometidas con sus objetivos y alineadas con los suyos, con autoestima alto,
cualidades que desde su buena disposición para liderar lograran hacer casi
cualquier cosa realidad.